Per Agenti ed Agenzie Immobiliari costruire un metodo di lavoro significa aver chiara la sequenza delle attività necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Agenti Immobiliari ed Agenzie Immobiliari sono Imprese.

Imprese Professionali ma Imprese.

Nei tre articoli precedenti: Pensa da Start up – Analisi delle Necessità - Rinnovare la Professione abbiamo iniziato un percorso che ci porta su altri 2 due temi fondamentali per fare Impresa:

1.  Organizzazione di un Metodo Operativo (in quest’articolo).
2. Gestione del Piano Economico. (articolo in uscita la prossima Settimana) 

Il raggiungimento degli obiettivi è sempre legato allo studio di un processo per raggiungerli.

Un Esempio.

Siete in un punto A e il vostro obiettivo è andare in un punto B.

Con quale mezzo, in quanto tempo, su quale strada e a quale costo sono metodo e analisi economica che farete per raggiungere l’obiettivo.

L’obiettivo di questo articolo non è fornirvi un metodo o farvi un piano economico, ma stimolarvi a comprenderne la necessita di elaborarne uno cucito su di voi, sui vostri obiettivi e sulle vostre disponibilità.

Per questo tema ho chiesto supporto all’amico SalvatoreCoddetta, uno dei Coach più gettonati del settore, autore di prestigiosi Libri sull’Immobiliare editi da Franco Angeli (Strategie di acquisizione e venditaimmobiliare; I Segreti del Web Marketing Immobiliare; Telemarketingimmobiliare; Guida al successo dell’Agenzia Immobiliare; Mobile Marketing Immobiliare).

Ci scusiamo in anticipo, per la lunghezza dell'articolo ma, come vedrete, sono tutti passaggi essenziali, saltarne uno avrebbe significato lasciare il processo incompleto,

e questo non ci piace, vogliamo lasciare qualcosa di utile!

Salvatore Coddetta

Partiamo dando un senso più chiaro del  temine che nelle Agenzie Immobiliari definiamo “Metodo Operativo”, in economia è un “Business Process” rende più l’idea?  

Peter Drucker, esperto di management, disse che :

“Chi lavora molto è efficiente, 

ma se trascura l’essenziale, non è efficace 

perché fa soltanto un mucchio di cose”.

Quale agente immobiliare non ha mai vissuto giornate in cui si fanno molte cose, a volte anche in modo molto frenetico, e in cui si ha la sensazione di aver concluso poco? Questo ci fa capire che la quantità di attività svolte non è indice di produttività. Piuttosto siamo produttivi quando riusciamo a portare a termine tutte le attività che ci siamo proposti nel tempo dato e con efficacia. L’efficienza ha a che fare con la quantità delle attività svolte, l’efficacia con il risultato che otteniamo.

Quando in un’Agenzia immobiliare si fanno le cose sbagliate e per di più fatte male è il caos perché non c’è efficacia né efficienza. Quando invece il tempo è impiegato in attività superflue, si tratta di una falsa efficacia. Mentre se si fanno male, le cose giuste è necessario organizzare meglio il proprio lavoro. La produttività in un’Agenzia immobiliare si ottiene solo quando si fanno le cose giuste fatte bene. Un Metodo Operativo è proprio il documento che contiene le cose giuste da fare e come farle bene per centrare i propri risultati desiderati.

L’approccio sistemico è il modo migliore che conosco per scrivere il proprio metodo operativo.

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L’approccio sistemico al management immobiliare

Organizzazione sistemica di un’Agenzia immobiliare, come vi suona? Suona come il titolo di un Master post universitario, vero? E' essenziale comprendere pienamente il concetto di "sistema". Che cosa è un "sistema"?

Wikipedia definisce un sistema come l'unità fisica e funzionale, costituita da più parti interagenti tra loro (e con altri sistemi), formando un tutt'uno in cui, ogni parte, dà un contributo per una finalità comune di quel sistema. Identificare, comprendere e gestire un sistema di processi fra loro interconnessi per perseguire determinati obiettivi, contribuisce all’efficacia e all’efficienza dell’Agenzia immobiliare. In ultima analisi, la vostra attività è solo un grande sistema, composto di sistemi più piccoli che lavorano insieme per portare un coerente, prevedibile risultato desiderato. La compravendita immobiliare è molto di più che una trattativa tra le persone coinvolte. Una compravendita è un "modo di fare le cose" che porta a un risultato prevedibile per il compratore e il venditore. E questi documentati "modi di fare le cose" sono chiamati SISTEMI.

Quali sono alcuni esempi di sistemi per il settore immobiliare? Come gestire un incarico può essere un sistema (cartelli, MLS, gestionali, annunci, pubblicità, incroci in banca dati, mailing list, ecc), tutti modi per ottenere un affidabile, coerente risultato ogni volta.

Come acquisire nuovi Clienti può essere un sistema.

Come si gestisce l'acquirente - dalla qualifica alla chiusura - può essere un sistema.

Approccio sistemico vuol dire in parole povere che la gestione della vostra Agenzia immobiliare è un’attività nella quale ogni processo interagisce con gli altri e ne condiziona il risultato.

Perché i sistemi sono così importanti nel business immobiliare.

Noi tutti vogliamo la coerenza nella nostra vita. Come esseri umani la bramiamo per soddisfare il nostro fondamentale bisogno di sicurezza. I "Sistemi" contribuiscono alla creazione di affidabilità nel modo in cui la vostra Agenzia opera, contribuiscono a offrire un servizio eccellente ad ogni singolo Cliente ... o anche a amplificare le segnalazioni di referenze da parte dei vostri Clienti soddisfatti tramite il passaparola positivo.

Non è possibile fornire un servizio eccellente senza avere un  sistema. Un sistema è un modo di fare le cose, per far sì che ogni richiesta che arriva dai vostri Clienti (acquirenti e venditori) possa essere canalizzata in una certa direzione e trattata in modo pianificato.

Il vostro obiettivo deve essere quello di avere un business che fa più affidamento sui "sistemi" che sulle "persone." Perché?

…le persone sono dotate di tutti i tipi di stranezze e incongruenze possibili: sbalzi d’umore, difetti di Personalità, inaffidabilità, ecc. …ma i "sistemi" sono costanti come la Rocca di Gibilterra. Questo è anche il motivo per cui, quando la vostra attività è organizzata in modo sistemico, gli affari vanno bene con o senza di voi.

Tipologie di sistemi applicati al settore immobiliare

Ci sono due tipi di sistemi: i sistemi ATTIVITA' e sistemi TEMPO. 

1. I sistemi ATTIVITA' vengono utilizzati per compiere qualunque tipo di operazione nella vostra azienda. Per esempio ... quando si prende un incarico, è necessario utilizzare una checklist. Un altro esempio: quando si fa un annuncio, il vostro "sistema pubblicità" dovrebbe organizzare ed eseguire tutte le operazioni: la scrittura degli annunci, le foto, il layout, il posizionamento, il meccanismo di risposta, ecc. Pensate a quali sono i compiti principali della vostra attività, quindi passate a creare un sistema (e una checklist) per il modo esatto in cui desiderate svolgere quel compito. Non preoccupatevi ora, se è giusto o sbagliato, seguiteci e lo capirete. 

Quattro passaggi per creare un “sistema attività”

Ø  Compiti principali

Fate l'elenco dei compiti principali che svolgete nella vostra attività di agente immobiliare professionale: Il vostro business è composto principalmente dall'acquisizione e dalla vendita, giusto? Quindi, per l’attività principale di acquisizione (per esempio), si deve prendere un foglio di carta e scrivere "Sistemi di acquisizione" in alto. Ora, per creare il vostro sistema semplicemente pensate, passo dopo passo, a quali sono le cose da fare per ottenere e gestire con successo degli incarichi di vendita degli immobili. Di seguito ci sono alcune idee che riguardano quello che potreste scrivere sul vostro foglio di carta per quanto riguarda le attività principali:

·      Amministrazione

·      Segreteria

·      Immagine

·      comunicazione

·      Acquisizione

·      Gestione dell’incarico

·      Vendita

·      Post vendita

·      Ricerca e selezione dei collaboratori

·      Gestione del Personale

·      Eventi

·      Formazione

Queste potrebbero esse le attività principali di una ipotetica Agenzia immobiliare. Diciamo l’Agenzia XYZ. Le attività principali tuttavia potrebbero essere leggermente o molto diverse da Agenzia a Agenzia sia che operino nella stessa zona o in zone diverse. Quindi è opportuno che ognuno di voi prenda un foglio di carta e compili la propria lista di attività principali nella sua Agenzia. Ricordando però che devono essere le attività principali in questo momento di momento di mercato.

Ø  Compiti minori

Ora prendete un'altro foglio di carta e per ciascuno dei compiti principali di cui sopra, fate la lista di tutti i compiti minori che devono essere compiuti per eseguire il compito principale allo standard che si desidera. Io chiamo queste "Attività minori" perché sono i "grandi compiti" suddivisi in pezzi gestibili.

Che stiamo facendo?  …delineando tutti i dettagli e le attività che rendono i servizi eccellenti e quando sono documentati e sistematizzati (anche illustrati su un semplice foglio di carta), ti forniscono una più coerente e prevedibile consegna del servizio.

Ø  Procedure

Create procedure per definire esattamente come volete realizzare ognuno dei compiti minori. Alcuni compiti minori sono semplici e intuitivi e non hanno bisogno di procedure, mentre altri possono richiedere ulteriori informazioni o norme che si desidera attuare. Il modo per creare le vostre procedure è quello di prendere semplicemente un altro foglio di carta, e scrivere "Attività minori" nella parte superiore, quindi elencare la procedura passo-passo di come si desidera che l'operazione sia completata. Ad esempio, se volete che l'attività minore "Brochure della casa" includa anche le attività di marketing come ad esempio una sorta di carta di identità dell'immobile, allora avete bisogno di una procedure chiamata "Brochure della casa - Attività minore". Mi seguite? Qualcosa non vi è chiaro? Allora facciamo degli esempi concreti. Prendiamo l’attività principale “Amministrazione”. Pagare le utenze, la tasse e le imposte, l’affitto e l’assicurazione dell’Agenzia sono compiti minori di questa attività principale che non hanno bisogno di procedure. Mentre emettere le fatture in entrata e in uscita potrebbe richiedere ulteriori informazioni o norme che si desidera attuare.

Ø  Assegnare Responsabilità.

La fase finale del vostro Sistema è l'assegnazione di una responsabilità per il completamento del sistema. Quando gli agenti immobiliari creano i loro sistemi su semplici fogli di carta, utilizzano righe e colonne per gestire i loro sistemi. Ovviamente, una delle colonne sta per assegnare le responsabilità per il completamento del compito. Quindi associate i sistemi (le principali attività, i compiti secondari e le procedure) alle persone che ne sono responsabili, in un quaderno di facile consultazione. Ricordate, disponete di una sola Agenzia immobiliare, la vostra. Quindi non abbiate paura di creare dei sistemi esattamente come volete che il vostro business si sviluppi. Saprete se i sistemi che avete creato sono "corretti" se la vostra attività quotidiana non incontra problemi, fornite dei servizi eccellenti, senza ricevere reclami.

           2. Quindi cerchiamo ora di parlare del secondo tipo di sistemi, i SISTEMI TEMPO.

I sistemi tempo vengono utilizzati per gestire qualcosa che si verifica (o si ripresenta) su base regolare - sia che si tratti di un'attività giornaliera, settimanale, mensile o annuale.

Ad esempio, se ogni mattina rispondete alle chiamate in entrata (da annunci pubblicati, cartelli, o volantini), è necessario disporre di un sistema che contenga le procedure che compongono questa attività. Oppure, se nella gestione dell'incarico avete bisogno di presentare un resoconto settimanale (diciamo il venerdì) a un proprietario venditore di un appartamento che avete acquisito, allora è necessario disporre di un sistema per avvisare il vostro collaboratore di creare questo rapporto ogni settimana. È possibile creare i vostri sistemi tempo semplicemente pensando alle attività necessarie per essere svolti dei compiti in maniera regolare.

Ecco la struttura dei sistemi che utilizziamo nella nostra attività:

Giornaliera / Settimanale

Mensile / Annuale

Quattro semplici passi per aiutarti a iniziare:

• Creare sistemi giornalieri e settimanali Prendete un foglio di carta per ogni giorno della settimana (Lunedì, Martedì, ecc.). Mettere il giorno della settimana nella parte superiore della pagina. Poi, per ogni giorno, fate un elenco (in dettaglio) esattamente di quello che volete che accada quel giorno, in ordine. Puoi fare riferimento ad una checklist per assicurarti che il compito è stato fatto.Ad esempio, ecco come può apparire un sistema tempo per la giornata di Lunedì :

Lunedì:

Controllare la segreteria telefonica - Chiamate dei Clienti

Controllare la casella di posta elettronica - e-mail dei Clienti

Pianifica reale attività della settimana

Riunione con i funzionari acquisitori

Telefonate per la gestione dell'incarico - adeguamento dei prezzi

Ecc ...  Crea il tuo elenco dei compiti per ogni giorno della settimana.

• Creare sistemi mensili e annuali

Alcune attività si completano su base giornaliera o settimanale, come sopra indicato. Tuttavia, altre attività saranno portate a termine solo su base mensile o annuale, come raggiungere l'obiettivo di fatturato dell'esercizio in corso. Ancora una volta, come gestire queste attività spetta a voi, ma se desiderate che il vostro sistema mensile/annuale funzioni, vi basterà seguire le istruzioni che vi ho dato per il sistema di attività quotidiano/settimanale. E' facile, una volta che si è iniziato, e si può sempre aggiungere qualcosa o perfezionare le liste man mano che cresce la vostra attività. Fate questo per ogni mese dell'anno.

• Procedure

Se sentite che serve, creare delle procedure per ciascuna delle attività di ogni giorno della settimana o di ogni mese dell'anno. Anche in questo caso, la maggior parte dei compiti saranno intuitivi, ma alcuni richiedono una spiegazione dettagliata di come si desidera che l'attività sia completata con le norme che hai impostato. Il modo per creare le vostre procedure è quello di prendere semplicemente un foglio di carta (per ogni attività giornaliera o settimanale o mensile o annuali), e scrivere l'attività in alto, quindi elencare la procedura passo-passo su come si desidera che l'operazione sia completata. Si noti che stiamo semplicemente prendendo in considerazione il giorno, la settimana o il mese e poi aggiungendo le attività e le procedure dettagliate per svolgere quei compiti (in modo da poter essere facilmente utilizzate anche per addestrare e formare i propri collaboratori).

• Assegnare responsabilità 

Ci sono 2 modi per assegnare la responsabilità nei sistemi tempo.

Il primo è creare il vostro sistema tempo proprio come ve l'ho fatto vedere (da Lunedì a Venerdì, e da gennaio a dicembre) e una colonna per chi sarà responsabile per il completamento delle attività associate a quel giorno o mese. Questo funziona meglio quando si è una piccola organizzazione, una piccola Agenzia immobiliare

Il secondo è creare liste di controllo sistemiche per ciascuna posizione che avete nella vostra Agenzia. Così, ad esempio, la coordinatrice o il funzionario acquisitore o l'agente immobiliare potrebbero avere le loro liste di controllo proprio per il giorno, la settimana, il mese o l'attività annuale. Man mano che la vostra Agenzia cresce si possono aggiungere posizioni e liste di controllo per le nuove posizioni. Ancora una volta, in entrambi i casi funzionerà, cambierà soltanto la gestione interna della propria Agenzia.

Concludiamo con un invito a rendere operativo il lavoro sin qui fatto:  tracciate la vostra rotta!

Abbiamo visto come la gestione sistemica della propria Agenzia favorisca la pianificazione di tutte le attività operative. Una volta stabilite le cose da fare e qual è il modo migliore per farle occorre passare all’azione, cioè all’esecuzione concreta di quanto pianificato in precedenza. L’agire permetterà all’agente immobiliare professionale di raccogliere dati e controllare l’allineamento degli stessi al risultato atteso.

Se l’azione porta al risultato atteso allora è necessario rendere definitivo quel sistema all’interno della propria Agenzia. Altrimenti occorre rivedere il processo e le procedure, trovando dei modi più efficienti ed efficaci per completare tutta la lista delle cose dare, sia essa elaborata attraverso un sistema attività che un sistema tempo.

Se si fa questo per tutto il tempo (se si pianificano le attività e le procedure, si eseguono quelle attività in quel modo, si controlla la distanza o l’avvicinamento al risultato atteso, si fissa o si cambia) allora si genererà un costante miglioramento continuo dei risultati della propria Agenzia, della qualità dei servizi offerti al mercato e delle persone che lavorano all’interno dell’Agenzia.

Fine dell'articolo siamo ....ESAURITI!

Nel servizio della settimana prossima ripartiremo dall'analisi e dalla gestione dei costi di Agenzia.

Come al solito Vi chiedamo un ultimo sforzo, che aiuterà noi nel raccogliere dati interessanti su cui discutere nei prossimi 2 articoli, lasciate un commento e parlateci di un’area di miglioramento che vorreste approfondire.

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REL=Raffaele Racioppi & Salvatore Coddetta